Kamis, 28 Juli 2016
I.
Pengertian Analisis dan Perencanaan
Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam
setap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen
karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya.
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih
sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan
harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan
prosesproses perencanaan. Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai
bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen dalam
mengambil suatu keputusan dan tindakan.
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu
fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah
dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan
prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat
(dugaan). Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen
tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan terhadap
penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan
dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari
berbagai jenis.
Analisis adalah penguraian pokok atau berbagai bagian dan
penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk memperoleh
pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Analisis Sistem dapat
didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Proyek adalah serangkaian aktifitas
temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002).
II.
Tahapan Analisis Proyek
Suatu rangkaian kegiatan yang menggunakan sejumlah sumber
daya untuk memperoleh suau manfaat (benefit).Kegiatan ini tentunya memerlukan
biaya (cost), yang diharapkan dapat memberikan suatu hasil (return) dalam
jangka waktu tertentu. Dengan demikian diperlukan suatu perencanaan dan pelaksanaan,
yang disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai.
Sebelum
dilakukan suatu analisis proyek, perlu diidentifikasikan hal-hal berikut:
a. Ruang lingkup kegiatan proyek, yakni
pada bidang-bidang apa saja proyek akan beroperasi (mission statement of
business).
b. Cara kegiatan proyek dilakukan, yakni
apakah proyek akan ditangani sendiri, atau ditangani juga oleh (beberapa) pihak
lain?
c. Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan
keberhasilan seluruh proyek, yakni mengidentifikasi faktor-faktor kunci
keberhasilan proyek.
d. Sarana yang diperlukan oleh proyek,
menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti material, tenaga kerja, dan
sebagainya, tetapi juga fasilitas-fasilitas pendukung seperti jalan raya,
transportasi, dan sebagainya.
e. Hasil kegiatan proyek tersebut serta
biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil tersebut.
f. Akibat-akibat yang bermanfaat ataupun
yang tidak dari adanya proyek tersebut.
g. Langkah-langkah rencana untuk mendirikan
proyek, beserta jadwal masing-masing kegiatan tersebut.
2Tahapan Melakukan Analisis Proyek
Adapun
tahapan dalam menganalisis kelayakan proyek yaitu :
·
Identifikasi,
sponsor proyek melihat adanya kesempatan investasi yang menguntungkan.
Pengamatan terhadap lingkungan untuk memperkirakan kesempatan dan ancaman usaha
·
Perumusan,
tahap menerjemahkan kesempatan investasi kedalam suatu rencana proyek yang
konkret, dengan faktor-faktor yang penting dijelaskan secara garis besar
·
Penilaian,
melakukan analisa dan menilai aspek pasar, teknik, keuangan, dan perekonomian
·
Pemilihan,
melakukan pemilihan dengan mengingat segala keterbatasan dan tujuan yang akan
dicapai
·
Implementasi,
menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap berpegang pada anggaran.
3. Jenis Evaluasi Kelayakan Proyek
Untuk
meminimalkan biaya dan efektifitas kegiatan, evaluasi kelayakan proyek
dilakukan dalam dua tahap :
a) Evaluasi Pendahuluan (Preliminary
study atau Pre-evaluation study). Tujuan Evaluasi Pendahuluan adalah untuk
mengetahui faktor-faktor pengambat kritis (critical factors) yang dapat
menghambat jalannya operasi bisnis proyek yang akan dibangun. Kemungkinan
keputusan dari tahap ini adalah pembatalan rencana investasi, revisi rencana
investasi, atau meneruskan evaluasi rencana investasi proyek ke tahap
berikutnya, yakni studi kelayakan proyek.
b) Evaluasi Kelayakan Proyek (Project
Feasibility Study). Fokus utama studi kelayakan proyek paling sedikit terpusat
pada empat aspek (1) aspek pasar dan pemasaran terhadap barang atau jasa yang
akan dihasilkan proyek; (2) aspek produksi, teknis dan teknologis; (3) aspek
manajemen dan sumberdaya manusia; dan (4) aspek keuangan dan ekonomi.
4. Aspek-aspek Evaluasi Kelayakan Proyek
(Studi Kelayakan)
Analisas terhadap suatu proyek menyertai sejumlah tahapan
kegiatan. Dalam hal ini, berbagai unsur dipersiapkan dan diuji untuk mencapai
suatu keputusan. Oleh karena itu persiapan suatu proyek (project preparation)
dapat dilihat sebagai suatu rangkaian yang akhirnya harus ditunjang dengan
sejumlah penelaahan (studi) dan dokumen-dokumen untuk memungkinkan pengambilan
keputusan (decision).
Maksud serta tujuan analisis/evaluasi project adalah untuk
melakukan perhitungan perhitungan (forecasting) agar pilihan kita tepat dalam
rangka usaha kita untuk melakukan suatu investasi modal, sebab apabila
perhitungan kita salah, berarti akan gagal usaha kita untuk memperbaiki tingkat
hidup, ini berati pula pengorbanan/penghamburan terhadap sumber/faktor produksi
yang memang sudah terbatas ketersediaannya (langka). Oleh karena itulah,
sebelum kita mengambil keputusan (decision) untuk melakukan investasi terhadap
suatu proyek, perlu dilakukan persiapan-persiapan yang matang, perlu dilakukan
perhitungan-perhitungan percobaan, kemudian mengevaluasinya untuk menentikan
hasil dari berbagai alternative, dengan cara membandingkan aliran biaya (cost)
dengan kemanfaatan (benefits) yang
diharapkan dari masing-masing alternative untuk sekarang (atpresent)dan
kemudian hari (in the future).
Dua kriteria prinsip yang termasuk dalam katagori teknis
adalah efektivitas dan ketercukupan (adequacy). Efektif berarti proyek dapat
mencapai tujuan yang diharapkan. Tapi, seringkali ketercapaian tujuan tidak
selalu dapat dilacak hanya karena keberadaan proyek tersebut, sering banyak
faktor yang lain ikut mempengaruhi. Dalam hal ketercukupan: proyek mungkin
tidak dapat mencukupi hal-hal yangmenjadi tujuan atau tidak cukup mengatasi
permasalahan.
5. Aspek manajemen kelayakan proyek
Aspek manajemen merupakan aspek yang cukup penting untuk
dianalisis dalam Studi Kelayakan proyek. Hal ini dikarenakan walaupun suatu
proyek sudah dikatakan layak untuk dilaksanakan jika tidak didukung oleh
manajemen dan organisasi yang baik, tidak mustahil jika usaha tersebut akan
mengalami kegagalan. Tujuan perusahaan akan mudah tercapai apabila
kaidah-kaidah dalam proses manajemen dipenuhi dengan baik.
Menentukan manajemen baik dalam konstruksi proyek maupun saat
operasional rutin proyek: pihak perencana, pelaksana manajerial, koordinasi dan
pengawasan, bentuk badan usaha, struktur-organisasi. Urutan-urutannya:
A. Pembangunan Proyek:
Ø Perencanaan kegiatan, waktu, SDM,
keuangan dan produk.
Ø Pengorganisasian, termasuk struktur,
bentuk dan prestasi organisasi.
Ø Pengarahan dan motivasi, termasuk
kepemimpinan.
Ø Pengendalian, termasuk penentuan
sistem pengendalian yang efektif.
B. Operasionalisasi Proyek
Ø Perencanaan kegiatan, waktu, SDM,
keuangan dan produk.
Ø Pengorganisasian, termasuk struktur,
bentuk dan prestasi organisasi.
Ø Pengarahan dan motivasi, termasuk
kepemimpinan.
Ø Pengendalian, termasuk penentuan
sistem pengendalian yang efektif.
Analisa
aspek manajemen:
a. Analisa jabatan: menentukan deskripsi
dan spesifikasi jabatan
b. Analisa beban kerja dan angkatan kerja:
menentukan kebutuhan akan jumlah tenaga kerja
c. Analisa struktur organisasi: menentukan
kedalaman, dasar pengelompokan kegiatan dan hubungan antar departemen.
